Letokruh, z.ú.

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Aktualizováno 29.4.2021

 

NÁŠ PŘÍSTUP K OCHRANĚ VAŠEHO SOUKROMÍ

• Dbáme na bezpečí údajů a dat, které nám v rámci naší spolupráce poskytnete.
• Necháváme na Vás, které údaje a data nám svěříte – pokud se rozhodnete využívat našich služeb, můžete se rozhodnout, zda nám ke zpracování poskytnete jen nezbytné minimum informací, nebo zda nám jich sdělíte více, abychom Vám mohli zpřístupnit veškeré výhody.
• Chceme po Vás pouze údaje, které k poskytování našich služeb potřebujeme. S nimi pak nakládáme jen za níže uvedenými účely. Nepředáváme je nikomu, kdo s nimi nemá důvod zacházet.
• V rámci našeho fungování spolupracujeme s osvědčenými partnery, kteří pro nás zajišťují důležité činnosti – například poskytování technického zázemí, ukládání dat, jejich zálohy apod. Tito partneři mohou mít přístup k Vašim údajům, vždy však pouze v rozsahu služby, kterou pro nás vykonávají. Více informací najdete níže.

LETOKRUH, Z.Ú., JAKO SPRÁVCE VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

• Správce odpovídá za zákonnost zpracování Vašich osobních údajů – je osobou, která stanoví, za jakým účelem a jakými prostředky bude Vaše data zpracovávat a chránit. Se správcem můžete také řešit záležitosti týkající se ochrany svého soukromí a můžete u něj uplatnit svá práva.
• Správcem osobních údajů shromážděných při používání webu letokruh.sinch.cz a rozhraní Letokruh on Sinch je:
  • Letokruh, z.ú., IČ: 07635966, se sídlem Michelská 21/61, 141 00 Praha 4, zapsaný v rejstříku ústavů vedeném u Městského soudu v Praze pod spisovou značkou U753.
  • Web: www.letokruh.eu
  • E-mail: info@letokruh.eu

ROZSAH NÁMI PROVÁDĚNÉHO ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Rozsah Vašich osobních dat, která budeme zpracovávat, záleží na tom, které naše služby se rozhodnete využívat a jaká zvolíte jejich nastavení. Ke zpracování Vašich dat dochází v následujících situacích:

Procházíte náš web

• Účel zpracování: Přizpůsobení uživatelského rozhraní Vašim potřebám a obstarávání návštěvnických dat pro zkvalitňování našich služeb
• Právní důvod zpracování: Naše oprávněné zájmy na budování kvalitní online identity a Váš souhlas se sběrem cookies (v preferencích svého prohlížeče můžete nastavení cookies kdykoli změnit – více info najdete v sekci „Nastavení cookies“)
• Zpracovávané údaje: Cookies, data o používání našeho webu (např. data o zařízení)
• Doba zpracování: Zpracování tzv. Session cookies trvá pouze po dobu používání prohlížeče (tj. do jeho zavření). Zpracování tzv. Persistent cookies (dlouhodobých) trvá do doby jejich expirace uvedené v jejich kódu, kdy tato doba nepřesahuje 12 měsíců.

Kontaktujete nás skrz formulář nebo e-mail

• Účel zpracování: Komunikace s veřejností a vyřizování Vašich dotazů či požadavků
• Právní důvod zpracování: Váš souhlas udělený odesláním zprávy, naše oprávněné zájmy na zhodnocování a zlepšování komunikace s veřejností
• Zpracovávané údaje: E-mail, případné další osobní údaje dobrovolně uvedené ve zprávě
• Doba zpracování: Standardně po dobu naší aktivní komunikace, archivace komunikace související s uplatňováním nároků a žádostí v maximálním trvání 3 roky od uzavření komunikace.

Zaregistrujete se do našeho rozhraní Letokruh on Sinch

• Účel zpracování: Zřízení a vedení uživatelského účtu, umožnění plnění dobrovolnických aktivit (přidělování práce) a jejich organizace. Rozhraní Letokruh on Sinch nám umožňuje nabízet Vám konkrétní dobrovolnické příležitosti a Vám umožňuje přihlašovat se na konkrétní aktivity, sledovat historii svých dobrovolnických akcí.
• Právní důvod zpracování: Plnění smlouvy uzavřené mezi Letokruhem a Vámi
• Zpracovávané údaje: jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, email, telefonní číslo, pohlaví.
• Doba zpracování: Do zrušení uživatelského účtu; některé údaje související s výkonem dobrovolnických aktivit jsme však jako organizace vysílající dobrovolníky dle zákona č. 198/2002 Sb., o dobrovolnické službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a také jako příjemce dotací a grantů na podporu dobrovolnictví od různých poskytovatelů povinni zpracovávat i po zrušení uživatelského účtu, a to po dobu stanovenou zákonem nebo smlouvou o poskytnutí dotace či grantu

Používáte rozhraní Letokruh on Sinch a vyplňujete do něj informace o sobě

• Účel zpracování: Vedení uživatelského účtu, přizpůsobování podmínek výkonu dobrovolnických aktivit Vašim potřebám
• Právní důvod zpracování: Plnění dobrovolnické smlouvy, plnění právních povinností Letokruhu jako vysílající organizace
• Zpracovávané údaje: jméno, příjmení, datum narození, email, telefonní číslo, pohlaví, datum registrace, profilová fotografie, státní občanství, trvalé bydliště, event. aktuální adresa bydliště, rodné číslo, datum posledního přihlášení do aplikace, schválení zasílání informací a novinek, dostupnost či nedostupnost zadaná v osobním kalendáři, seznam pozvaných pracovníků.
• Při používání Letokruh on Sinch se můžete rozhodnout, které údaje nám poskytnete. Pokud jsou některé povinné (například pro potřeby uzavření dobrovolnické smlouvy), budete o tom v aplikaci informován. Ve zbytku se můžete rozhodnout, jestli nám údaje sdělíte nebo ne – jejich uvedení nám může pomoci zkvalitnit vzájemnou spolupráci a poskytnout Vám větší výhody (např. záložka „Atributy“ ve Vašem profilu).
• Doba zpracování údajů: Údaje související s vedením účtu zpracováváme do doby jeho odhlášení. Některé informace zpracováváme déle, pokud nám tak ukládá zákon nebo smlouva o poskytnutí dotace či grantu, případně pokud je to nutné pro ochranu našich nároků a zájmů.

Účastníte se našich akcí

• Účel zpracování: Zajištění organizace a průběhu akce, vyřizování komunikace související s akcí, dokumentace akce za účelem propagace Letokruhu, dobrovolnictví obecně, příkladů dobré praxe, apod.
• Právní důvod zpracování: Plnění smlouvy (na základě které se akce účastníte) a případný souhlas s pořizováním fotografií a jejich použitím.
• Zpracovávané údaje: veškeré údaje již uvedené v předchozím bodu a dále datum první účasti, datum přihlášení na směnu, datum poslední účasti na směně, počet odpracovaných hodin, zpětné vazby od ostatních pracovníků a případně i klientů, počet účastí v určité profesi, na určité lokaci či pro daného klienta.
• Doba zpracování: Údaje související s účastí na akci, které nejsou potřebné pro zajištění jakýchkoli nároků uchováváme do doby vyřízení komunikace související s akcí, jinak po dobu 3 let od ukončení akce. Kde je právním důvodem zpracování souhlas, uchováváme data do okamžiku odvolání souhlasu.

Odebíráte e-mailové novinky

• Účel zpracování: zasílání e-mailových novinek s čerstvými informacemi o činnosti Letokruhu na Váš e-mail
• Právní důvod zpracování: Váš souhlas
• Zpracovávané údaje: E-mail
• Doba zpracování: Do odvolání souhlasu
• Více informací o tom, jak novinky zasíláme, jak často a jak je můžete odhlásit, najdete v sekci „Zásady mailingu“

DOBROVOLNOST POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ

• Poskytnutí Vašich osobních údajů je v případě našich služeb dobrovolné. To znamená, že je čistě na Vašem uvážení, jestli nám své údaje svěříte nebo ne.
• Musíme ale současně připomenout, že poskytnutí osobních údajů je v některých případech nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby nebo navázání spolupráce. Například s Vámi nemůžeme uzavřít dobrovolnickou smlouvu, pokud nám nesdělíte údaje, které musíme jako vysílající organizace zpracovávat. Stejně tak Vám nemůžeme zřídit a vést uživatelský účet, pokud při registraci nezadáte nutné údaje. Dobrovolnost tady tkví v tom, že se stále můžete rozhodnout, zda tyto služby využít, resp. zda s námi navázat spolupráci.

PRÁVNÍ DŮVODY ZPRACOVÁNÍ
Zpracování Vašich osobních údajů je zákonné, jen pokud se opírá o některý z právních důvodů uvedených v evropském nařízení známém jako GDPR. Naše zpracování se opírá o tyto důvody: 

Plnění smlouvy
To se týká případů zpracování Vašich osobních údajů v souvislosti s vedením uživatelského účtu v rozhraní Letokruh on Sinch, přidělováním práce na základě dobrovolnické či jiné smlouvy, zajišťováním účasti na akcích či jinými činnostmi, jejichž podkladem je příslušná smlouva.

Plnění právní povinnosti Letokruhu, z.ú.
Tento důvod se uplatní tam, kde povinnost zpracovávat určité osobní údaje stanoví Letokruhu, z.ú. přímo zákon či jiný závazný právní předpis nebo smlouva s poskytovatelem dotace či grantu.

Oprávněné zájmy správce
Našimi oprávněnými zájmy je například shromažďovat data o návštěvnosti a používání našich online služeb pro účely jejich zkvalitnění, užívat data pro účely budování dobrého jména Letokruhu (například informování o proběhlých akcích, zpracování materiálů apod.) nebo uchovávat údaje pro účely vymáhání případných nároků včetně těch uplatněných jiným subjektem než námi.

Souhlas subjektu údajů
Váš souhlas potřebujeme v situacích, kdy se neuplatní žádný z výše uvedených právních titulů. Pokud bychom chtěli použít Vaše údaje v souvislosti s vlastní propagací, potřebujeme k tomu Váš souhlas. Stejně tak Váš souhlas potřebujeme k tomu, abychom Vám zasílali na email novinky.
Udělený souhlas můžete kdykoli snadným způsobem odvolat – stačí napsat na info@letokruh.eu a informovat nás, že svůj souhlas berete zpět.

 

NAŠI ZPRACOVATELÉ

• Letokruh, z.ú. v tom není sám. Při naší činnosti využíváme služeb třetích stran (našich partnerů), které nám pomáhají řádně fungovat a umožňují nám zajišťovat kvalitní služby. Jedná se zejména o partnery poskytující technické zázemí našim službám, případně specializované služby, které potřebujeme zajišťovat externě.
• Tito zpracovatelé (respektive jejich kategorie) mohou mít při splnění zákonných podmínek přístup k Vašich údajům, a to tehdy, je-li jejich poskytnutí nezbytné pro plnění závazků, které jsme si smluvili. Ke zpracování údajů těmito subjekty dochází pouze v minimálním nutném rozsahu ve vztahu k účelu, pro který jsou údaje poskytnuty.
• Využíváme služeb těchto zpracovatelů:
  • Sinch, z.s., IČ: 24274330, se sídlem Zdiměřická 1427/9, 149 00 Praha 4 – provozovatel aplikace Sinch pro staff management, v níž probíhá zadávání nabídek dobrovolnických aktivit a volení jejich využití;
  • Facebook Inc. A Facebook Ireland Ltd – provozovatel platforem Facebook a Instagram, kde má Letokruh zřízené uživatelské profily pro účely prezentace;
  • Google – poskytovatel nástrojů pro sledování návštěvnosti a uživatelské interakce a dalších nástrojů sady Google;
  • Poskytovatel hostingu pro web www.letokruh.eu;
  • Poskytovatel SMS brány pro zasílání zpráv o nových dobrovolnických příležitostech;
• Dalšími příjemci Vašich osobních údajů mohou být též naši klienti, kteří do aplikace Letokruh on Sinch zadávají akce a poptávají dobrovolníky – mohou vidět omezený rozsah osobních údajů – tj. těch, které jsou nezbytné pro organizaci akce.
• Letokruh nepředává osobní údaje do třetí země (tj. mimo EU).

VAŠE PRÁVA A JEJICH UPLATŇOVÁNÍ

• Ve vztahu ke svým osobním údajům můžete uplatnit následující práva:
  • Právo na přístup k osobním údajům – tj. právo získat informace o tom, které Vaše údaje zpracováváme
  • Právo na opravu údajů v případě, že jsou nepřesné – údaje můžete měnit přímo v aplikaci
  • Právo na výmaz osobních údajů, nebudou-li dále potřebné pro stanovený účel
  • Právo na omezení zpracování, tj. právo požadovat, abychom údaje dočasně zpracovávali pouze uložením
  • Právo na přenositelnost údajů, tj. jejich předání jinému správci, je-li to možné
  • Právo vznést námitku proti zpracování prováděnému na základě našich oprávněných zájmů
  • Právo kdykoli bez sankce odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů – souhlas můžete odvolat buďto odškrtnutím příslušných políček v aplikaci nebo e-mailem zaslaným na info@letokruh.eu
• S požadavkem na uplatnění některého ze svých práv se na nás můžete obrátit mailem na info@letokruh.eu, případně využít jiný kontakt uvedený v těchto zásadách. Je důležité, abychom věděli, kdo práva uplatňuje a co bychom měli udělat – proto můžeme požadovat ověření identifikačních údajů, aby bylo možné žádostem vyhovět. Nechceme, aby se údaje dostaly do nepovolených rukou.
• Věříme, že dokážeme jakékoli Vaše dotazy či žádosti k Vaší spokojenost rychle vyřešit. I tak máte právo podat případnou stížnost proti našemu zpracování k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Kontakty a info najdete na webu Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

NASTAVENÍ COOKIES

• Cookies jsou malé datové soubory ukládané naším webem na Váš disk, které obsahují data související s prohlížením našeho webu. Umožňují rychlejší zobrazování webového obsahu, načítání obsahu přizpůsobeného Vašim preferencím apod. Cookies zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, který udělujete prostřednictvím nastavení svého prohlížeče. Pokud nebudete chtít, aby náš web cookies ukládal a využíval, můžete to zakázat několika kliknutími.
• Jak změnit nastavení cookies ve svém prohlížeči naleznete na následujících odkazech:
  • Google Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=cz
  • IE: http://windows.microsoft.com/cs-cz/internet-explorer/delete-manage-cookies#ie=ie-11
  • Microsoft Edge: http://windows.microsoft.com/cs-cz/windows-10/edge-privacy-faq
  • Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/cs/kb/vymazani-cookies
  • Opera: http://help.opera.com/Windows/9.64/cs/cookies.html
  • seznam.cz: https://napoveda.seznam.cz/cz/email/seznam.cz-prohlizec/smazani-docasnych-souboru-cookies-seznam/
  • Safari: https://support.apple.com/cs-cz/HT201265

ZÁSADY MAILINGU

• Pokud využijete některé z našich služeb/akcí, můžeme Vás v budoucnu příležitostně oslovit prostřednictvím mailu s nabídkou obdobných služeb/akcí. Takový postup nám umožňuje § 7 odst. 3 zákona o některých službách informační společnosti. Pokud si takové maily nebudete už přát do budoucna dostávat, stačí provést odhlášení odběru kliknutím na odkaz v doručené zprávě.
• Co se týče newsletteru, lze ho přihlašovat a odhlašovat v nastavení Vašeho profilu. Přihlášením odběru newsletteru vyjadřujete svůj souhlas se zasíláním novinek na svůj e-mail. Odběr můžete kromě nastavení profilu odhlásit též kliknutím na link v doručené zprávě. Po odhlášení odběru ukončíme zpracování Vašich osobních údajů za účelem zasílání novinek.
• Newsletter posíláme přibližně jednou za 30 dní.
• Jakékoli dotazy týkající se mailingu s Vámi vyřešíme na info@letokruh.eu

PLATNOST TĚCHTO ZÁSAD

• Je možné, že v budoucnu budeme v souvislosti s rozšiřováním a vylepšováním našich služeb muset provést úpravy a dílčí změny těchto zásad. O všem podstatném tě budeme vhodným způsobem informovat, doporučujeme přesto sledovat případné změny těchto zásad.
• Tyto zásady nabyly platnosti a účinnosti dne 29.4.2021.